W każdej firmie pojawiają się niepotrzebne czy przedawnione dokumenty. Regularne niszczenie dokumentów zapewnia nie tylko porządek. Dodatkowo gwarantuje ochronę danych osobowych naszych i naszych klientów. Niszczenie dokumentów sprawia, że wrażliwe dane nie trafią w niepowołane ręce.
Profesjonalne niszczenie dokumentów w naszej firmie
Nie ma większego znaczenia czy prowadzimy wielki koncern czy jednoosobową działalność gospodarczą. Zawsze musimy dbać o bezpieczeństwo naszych danych. Ich wyciek może grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi, dodatkowo bezpowrotnie stracimy reputację. Jeżeli chcemy skutecznie niszczyć dokumenty, to mamy dwie opcje do wyboru. Możemy wyposażyć biuro w profesjonalną niszczarkę bądź zlecić niszczenie dokumentów profesjonalnej firmie. Jeżeli zdecydujemy się właśnie na to drugie rozwiązanie, to upewnijmy się, że wybrana przez nas firma dysponuje profesjonalnym sprzętem. Warto też zastanowić się czy mamy na tyle dużo dokumentów, aby opłacało nam się wynajmowanie wyspecjalizowanej firmy. Takie rozwiązanie ma bardzo wiele zalet.
Po pierwsze zdejmujemy sobie problem z naszych barków. Zarówno odbiór papieru oraz jego transport w specjalnych pojemnikach, zniszczenie w certyfikowanych niszczarkach, przekazanie ścinków do papierni do wykorzystywania ich do ponownej produkcji papieru, a także wystawienie protokołu poświadczającego zniszczenie dokumentacji leży po stronie firmy. Dodatkowo my jako klienci możemy osobiście uczestniczyć w procesie niszczenia dokumentów bądź możemy zażądać nagrania całego procesu. To dowodzi, że naprawdę profesjonalne niszczenie dokumentów ma miejsce.
Jeżeli nasza firma jest stosunkowo nieduża bądź nie produkujemy zbyt dużo papierowej dokumentacji, to warto rozważyć zakup niszczarki. Zanim poczynimy taką inwestycję musimy przemyśleć kilka kwestii. Po pierwsze zastanówmy się czy proces niszczenia dokumentów nie będzie zakłócał codziennej pracy. Po drugie niszczarka powinna stanąć w dobrze wentylowanym pomieszczeniu, a to dlatego że w czasie niszczenia dokumentów pojawia się sporo pyłu. Wreszcie po trzecie urządzenie musi być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Kolejny kłopot to odpowiednie przechowywanie powstałych ścinków papieru. A te zajmują nie mało miejsca.
Podsumowując samodzielne niszczenie dokumentów jest dość uciążliwe i zajmuje mnóstwo czasu. Dlatego zanim zdecydujemy się na zakup niszczarki policzmy dokładnie czy zatrudnienie profesjonalnej firmy będzie bardziej opłacalne. Może się okazać, że w ten sposób zaoszczędzimy nie tylko sporo czasu, ale także nerwów.